Stap 3. Richt de leerling- en klasinformatie in

In Woots kun je een koppeling met de leerling administratie in Somtoday leggen. In deze koppeling synchroniseren we iedere nacht de volgende gegevens:

Maak een UWLR-koppeling aan in Somtoday

Om Somtoday te koppelen moet eerst een UWLR koppeling aangemaakt worden in Somtoday.

1. Maak voor iedere vestiging de koppeling aan in Somtoday via Beheer > Instelling > UWLR-koppeling > UWLR-koppeling. 
2. Kies voor de uitgever/aanbieder Overig (OV).
3. kies als UWLR versie 2.2.

Activeer de UWLR-koppeling in Woots

Nadat je de koppeling in Somtoday hebt aangemaakt activeer je deze in Woots:

1. Log in bij Woots. 
2. Klik op de Naam van de school in het menu aan de linkerkant. 
3. Klik op Instellingen in het menu aan de bovenkant.
4. Klik op Integraties in het menu aan de linkerkant. 
5. Klik op Configureer bij Somtoday.
6. Vul je UWLR-autorisatiesleutel in.
7. Selecteer de leerjaren die je wilt synchroniseren. 
8. Klik op Configureer en de systemen zijn gekoppeld. 
9. De synchronisatie wordt altijd 's nachts voltooid, dus een dag later staan de gegevens vanuit Somtoday in Woots. Dit geldt ook voor wijzigingen die je in Somtoday verwerkt, deze zijn pas de volgende dag te zien in Woots. Lijkt het erop dat niet de volledige gegevens in Woots zijn geïmporteerd? Check dan eerst of de gegevens goed in Somtoday staan.

Resultatenkoppeling naar Somtoday

In Somtoday kun je berichten versturen en ontvangen van en naar leerlingen, ouders, collega's, les- en stamgroepen, de vestiging of de hele school. Daarnaast kun je berichten doorsturen naar je eigen mailadres. Als jouw school gebruik maakt van Somtoday is het handig om de resultaten van de toets hier ook in te hebben staan. Daar hebben we bij Woots wat voor bedacht: een resultatenkoppeling naar Somtoday! Zo staan de resultaten van jouw leerlingen binnen een paar stappen in Somtoday. Wel zo handig!

Switch aanzetten om cijfers te versturen

Na de afname van een toets, hebben docenten de mogelijkheid om de resultaten per toets naar Somtoday te versturen.

Voorafgaand het gebruiken van de koppeling, dient de switch aan te staan die het versturen van cijfers mogelijk maakt.

• Ga hiervoor naar Instellingen en klik onder het tabje Integraties op Somtoday. Om de switch aan te zetten moet je school over een UUID beschikken. Deze kan bij de Somtoday servicedesk worden opgevraagd.
• Klik na het invoeren hiervan op Bewaren. De switch zal vervolgens aanstaan. 

Resultaten versturen

Resultaten versturen
 

• Switch naar Resultaten en klik op Stuur naar Somtoday.

• Er verschijnt vervolgens een pop-up. Vink hier de klas of klassen aan waarvan je de resultaten wilt versturen en klik op Bewaren. Het versturen van resultaten kan enkele minuten duren.

• Log in op www.somtoday.nl. Gebruik hiervoor de gegevens van je school.  
• Klik op Resultaten en klik vervolgens op Externe toetsafnames.

• Hier zullen de resultaten na verwerking in staan. De resultaten kunnen vervolgens verplaatst worden naar een toetskolom. Heb je geen toetskolom? Deze moet dan eerst worden aangemaakt met de juiste weging en resultaatweergave.
• Na het selecteren van de gewenste toetskolom, krijg je een melding te zien dat de conversie succesvol is verwerkt.

 

lightbulb_outline Heb je verdere inhoudelijke vragen over cijfers, toetskolommen en meer? Somtoday helpt je graag verder via som.today/contact.

Verleen in Magister de toestemming aan Woots om schoolgegevens op te halen
Om Magister te koppelen moet je eerst in Magister toestemming geven om de schoolgegevens met Woots te delen. Dit kan de applicatiebeheerder/supervisor van Magister voor je regelen. Hoe je dit doet is terug te vinden in de bibliotheek van Magister. Nadat er toestemming is gegeven in Magister kan dezelfde dag de koppeling in Woots geactiveerd worden.

Geef in Magister bij Datakoppelingen toestemming bij Woots - Edu-v Onderwijsorganisatie.

Open de privacymanager in Magister https://accounts.magister.net/admin
Scroll naar beneden en geef bij Woots - Edu-v Onderwijsorganisatie aan dat hier toestemming voor verleend mag worden.

Alternatief:
Zet de juiste organisatie onderdelen aan voor Woots aan via onderstaande deeplink: https://accounts.magister.net/admin/privacy-manager/overview/woots-eduv-sis

Deze link brengt de Magister beheerder rechtstreeks naar het toestemmingen scherm voor "Woots - Edu-v Onderwijsorganisatie"

Resultaten terugkoppeling
Gebruik onderstaande link voor de results tegel: 
https://accounts.magister.net/admin/privacy-manager/overview/woots-eduv-results
Let op: Je kunt hier alleen voor het geheel toegang geven en niet per onderdeel.

Configuratie instellen

Nadat je in Magister toestemming hebt gegeven activeer je (een dag later) de koppeling in Woots:

Gebruik je geen Somtoday of Magister? Dan importeer je handmatig je klassen via een bestand (Excel, EDEXML of CSV) met daarin de gegevens van je leerlingen en klassen. Je leerlingen worden dan automatisch toegevoegd aan Woots. Zit je leerling al in Woots? Dan voegen we alleen de klas toe aan je leerling. Je kunt dus meerdere klassen en clusters importeren zonder dat er dubbele accounts ontstaan. Eventuele wijzigingen in klassen of leerlingen voer je handmatig door in Woots.

De stappen voor het importeren van leerlinggegevens:

1. Log in bij Woots.  
2. Klik op de naam van de school in het menu aan de linkerkant. 
3. Klik op Gebruikers in het menu aan de bovenkant en kies linksboven voor Leerlingen.
4. Klik op de knop Importeren.
5. Klik op Download voorbeeld .csv of .xlsx-bestand. De gegevens die kunnen worden geïmporteerd zijn de leerlingnummer, e-mail, voornaam, achternaam, tussenvoegsel en extra tijd. Het is enkel noodzakelijk om een leerlingnummer te importeren. Daarnaast mag het bestand maximaal 6 kolommen bevatten. Let op: pas de kolomnamen en volgorde niet aan, anders kan deze niet verwerkt worden.
6. Zijn er leerlingen die recht op extra tijd hebben? Voer dan een waarde (bijvoorbeeld "1") in de extra tijd kolom bij de leerling(en). Let op: vul enkel een waarde in wanneer een leerling hier recht op heeft.
7. Vul de leerling gegevens in en sla het ingevulde bestand op. 
8. Selecteer het bestand, of sleep en plaats het bestand in de pop-up.
9. Selecteer "Informatie van bestaande leerlingen overschrijven" om dubbele accounts te voorkomen.