In de vorige stap heb je de koppeling met Entree ingericht. Dit zorgt ervoor dat leerlingen en medewerkers kunnen inloggen in Woots met hun schoolaccount bij bijvoorbeeld Magister, Somtoday of It's Learning.
In deze stap richt je jouw leerlingen, klassen en clusters in. Dit zorgt ervoor dat de docenten van jouw school hun klassen en clusters kunnen terugvinden in Woots. En ze een toets of opdracht klaar kunnen zetten voor hun eigen leerlingen. Ook voor deze informatie kun je in Woots een koppeling met de leerlingadministratie in Somtoday en Magister leggen. Als alternatief kun je deze informatie handmatig importeren.
In Woots kun je een koppeling met de leerling administratie in Somtoday leggen. In deze koppeling synchroniseren we iedere nacht de volgende gegevens:
| Leerlingen | Klassen en clusters | Docenten |
| Voornaam | Klasnaam | Voornaam |
| Achternaam | Leerjaar | Achternaam |
| ECK-id | Leerlingen | ECK-id |
| E-mailadres | Docenten | E-mailadres |
| Leerlingnummer |
Maak een UWLR-koppeling aan in Somtoday
Om Somtoday te koppelen moet eerst een UWLR koppeling aangemaakt worden in Somtoday.
- Maak voor iedere vestiging de koppeling aan in Somtoday via Beheer > Instelling > UWLR-koppeling > UWLR-koppeling.
- Kies voor de uitgever/aanbieder Overig (OV).
- kies als UWLR versie 2.2.
Activeer de UWLR-koppeling in Woots
Nadat je de koppeling in Somtoday hebt aangemaakt activeer je deze in Woots:
- Log in bij Woots.
- Klik op de Naam van de school in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Instellingen in het menu aan de bovenkant.
- Klik op Integraties in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Configureer bij Somtoday.
- Vul je UWLR-autorisatiesleutel in.
- Selecteer de leerjaren die je wilt synchroniseren.
- Klik op Configureer en de systemen zijn gekoppeld.
- De synchronisatie wordt altijd 's nachts voltooid, dus een dag later staan de gegevens vanuit Somtoday in Woots. Dit geldt ook voor wijzigingen die je in Somtoday verwerkt, deze zijn pas de volgende dag te zien in Woots. Lijkt het erop dat niet de volledige gegevens in Woots zijn geïmporteerd? Check dan eerst of de gegevens goed in Somtoday staan.
Let op: Scholen met meerdere vestigingen hebben een aparte sleutel van Somtoday per vestiging. Hier lees je hoe je van vestiging wisselt in Woots.
highlight Tip: Probeer eerst met 1 leerling of het lukt om in te loggen met het schoolaccount. Wordt er geen nieuw account voor de leerling aangemaakt bij het inloggen? Dat is mooi, dan kunnen de andere leerlingen ook gaan inloggen. Lukt het niet? Neem dan eerst contact op met onze helpdesk via support@woots.nl.
Verleen in Magister de toestemming aan Woots om schoolgegevens op te halen
Om Magister te koppelen moet je eerst in Magister toestemming geven om de schoolgegevens met Woots te delen. Dit kan de applicatiebeheerder/supervisor van Magister voor je regelen. Hoe je dit doet is terug te vinden in de bibliotheek van Magister. Als er toestemming is gegeven in Magister kan een dag later (er moet een nachtverwerking plaatsvinden) de koppeling in Woots geactiveerd worden.
Activeer de koppeling in Woots
Nadat je in Magister toestemming hebt gegeven activeer je (een dag later) de koppeling in Woots:
- Log in bij Woots.
- Klik op de Naam van de school in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Instellingen in het menu aan de bovenkant.
- Klik op Integraties in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Configureer bij Magister.
- Selecteer de leerjaren die je wilt synchroniseren.
- Klik op Configureer en de systemen zijn gekoppeld.
- De synchronisatie vindt altijd in de nacht plaats, dus een dag later staan de gegevens vanuit Magister in Woots. Dit geldt ook voor wijzigingen die je in Magister verwerkt, deze staan een dag later in Woots. Lijkt het erop dat niet de volledige gegevens in Woots zijn geïmporteerd? Kijk dan eerst of de gegevens goed in Magister staan. Maakt je school gebruik van Cluster en/of lesgroepen zorg er dan voor dat de Administratieve eenheid met de betreffende locatie gevuld is.
Woots verrijken met ontbrekende leerlinggegevens
Via deze koppeling ontvangen we helaas niet alle gegevens van Magister, zo komen de e-mailadressen en leerlingnummers niet door. Hiervoor is een exportbestand uit Magister met alle leerlingen van je school nodig. Hierin moeten de volgende kolommen staan:
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- Leerlingnummer
- E-mail
Dit bestand kan je zelf in het gebruikersoverzicht importeren.
Zorg ervoor dat je het vinkje "Informatie van bestaande gebruikers overschrijven" aanvinkt. In de bijlage staat een voorbeeldbestand, met de kolomnamen die je aan kan houden.
De andere mogelijkheid is om vanuit een exportbestand van Magister dit in te lezen in de schoolinstellingen onder Integraties > Magister > Leerlingnummers aanvullen.
In Woots kun je een koppeling met de leerling administratie in Magister leggen. In deze koppeling synchroniseren we iedere nacht de volgende gegevens:
| Leerlingen | Klassen en clusters | Docenten |
| Voornaam | Klasnaam | Voornaam |
| Achternaam | Leerjaar | Achternaam |
| ECK-id | Leerlingen | ECK-id |
| Docenten |
Toetsen op papier?
Vanuit Magister krijgen we helaas niet het e-mailadres en het leerlingnummer binnen. Voor digitaal toetsen is dit geen probleem. De leerlingen kunnen inloggen met de schoolgegevens (via Entree). De gegevens die we vanuit Magister hebben gekregen worden dan aangevuld met het e-mailadres. Het leerlingnummer ontbreekt dan nog en deze is nodig voor het toetsen op papier. Als je een toets wil afnemen op papier dan adviseren wij om de Magister import niet te gebruiken of tijdelijk te deactiveren en de leerling- en klasinformatie handmatig te importeren.
warning Let op: Woots krijgt uit de koppeling met Magister niet voldoende informatie om alle leerlingen en docenten te matchen. Had je al leerlingen of docenten handmatig geïmporteerd in Woots? En zijn deze niet ingelogd met hun Schoolaccount in Woots? Dan kan het voorkomen dat er na activatie van de koppeling met Magister dubbele accounts ontstaan. Heb je na de synchronisatie meer dan 20 dubbele accounts? Neem dan contact met ons op via support@woots.nl en vermeld hierbij je brinnummer. We gaan samen op zoek naar een passende oplossing.
highlight Tip: Probeer eerst met 1 leerling of het lukt om in te loggen met het schoolaccount. Wordt er geen nieuw account voor de leerling aangemaakt? Dat is mooi, dan kunnen de andere leerlingen ook gaan inloggen. Lukt het niet? Neem dan eerst contact op met onze helpdesk via support@woots.nl.
Gebruik je geen Somtoday of Magister? Dan importeer je handmatig je klassen via een bestand (Excel, EDEXML of CSV) met daarin de gegevens van je leerlingen en klassen. Je leerlingen worden dan automatisch toegevoegd aan Woots. Zit je leerling al in Woots? Dan voegen we alleen de klas toe aan je leerling. Je kunt dus meerdere klassen en clusters importeren zonder dat er dubbele accounts ontstaan. Eventuele wijzigingen in klassen of leerlingen voer je handmatig door in Woots.
Volgende stap: Medewerkers toegang geven.
Nu je de leerlingen en klassen hebt ingericht, kun je medewerkers uitnodigen om gebruik te maken van Woots.
warning Let op: Docenten moeten in het leerlingadministratiesysteem met de hand gekoppeld worden aan de klassen.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.